文章を書いていて、
「内容は間違っていないはずなのに、反応が薄い」
「説明したのに、あとから聞き返される」
そんな経験はありませんか。
文章が伝わらないと、
自分の書き方が悪いのではと不安になります。
ですが、多くの場合、
原因は文章力やセンスではありません。
「伝え方の順番」と「情報の量」。
この2つが、少しズレているだけです。
この記事では、文章を書くのが得意でない人でも使える、
文章を「伝わる形」に整える基本を3つ紹介します。
仕事のメール、ブログ、SNS、説明文など、
「ちゃんと伝えたい場面」
で役立つ考え方です。
さらに後半では、この3つを無理なく続けるための「習慣にする方法」もお伝えします。
先に結論を書くと文章は一気に伝わる
文章を読む人は、無意識に
「結局、何が言いたいのか」
を探しながら読んでいます。
結論が後ろにある文章は、内容が正しくても理解に時間がかかります。
その結果、
「分かりにくい」
「読むのが疲れる」
と感じさせてしまいます。
だから大切なのは、先に結論を書くことです。
たとえば、
「いくつか確認していただきたい点があり…」 と前置きするより、
「この資料は2点の確認が必要です。金額と日付を見てください」
と書いたほうが、 相手はすぐに行動できます。
心理学でも、 全体像が先に分かるほうが理解しやすいことが知られています。
仕事の文章では、 結論 → 理由 → 補足。
この順番を意識するだけで、やり取りはかなり減ります。
📚おすすめ書籍
『書く技術・伝える技術』（倉島保美）は、結論を先に示し、簡潔で読みやすい文章構成にするための実践ノウハウを具体例入りで学べるビジネス文章の定番実用書です。
一文を短くすると理解度は大きく上がる
文章が伝わらない原因として多いのが、
一文に情報を詰め込みすぎていることです。
一文が長いと、読む人は途中で内容を見失います。
これは集中力の問題ではなく、脳の仕組みによるものです。
人が一度に処理できる情報量には限りがあります。
一文が長いほど、その負担は大きくなり、理解しづらくなります。
目安は「一文一情報」。
たとえば、
「作業が予定より遅れており、このまま進めると…」 と書くより、
「作業は予定より遅れています。」
「このまま進むと、全体スケジュールに影響が出ます。」
と分けたほうが、 読む人は考えずに理解できます。
短く書くことは手抜きではありません。 読む人への配慮です。
📚おすすめ書籍
『文章力の基本』（阿部紘久）は、長い一文をどう区切れば読みやすくなるかを、具体例を通して解説している本です。
例を1つ入れるだけで文章は頭に残る
説明だけが続く文章は、どうしても印象に残りにくくなります。
そこで効果的なのが、具体例を1つ入れることです。
人は抽象的な説明より、
具体的な場面があるほうが理解しやすい傾向があります。
たとえば、
「この資料は確認が必要です」 だけでなく、
「この資料は、数値の誤りや記載漏れがないかの確認が必要です」
と書くと、 読む人は行動をイメージできます。
研究でも、 具体例を添えた説明のほうが記憶に残りやすいとされています。
ポイントは、例を増やさないことです。 1つで十分です。
📚おすすめ書籍
『伝え方が9割』（佐々木圭一）は、説明に具体例を1つ足すだけで相手の理解と反応が変わることを、豊富な実例で示してくれる本です。
習慣にする方法｜書いたあと3分で整える
ここまで読んで、
「分かったけど、毎回できる気がしない」
と思ったかもしれません。
大丈夫です。
習慣にするコツは、書き方を変えないことです。
やるのは、書いたあと3分だけ。
- 最初の一行に、結論があるかを見る。
- 長い一文があれば、区切る。
- 分かりにくいところに、例を1つ足す。
これだけです。
最初から完璧にやる必要はありません。
できなかった日は、気にしなくて大丈夫です。
次に書くとき、またやればいいだけです。
行動のハードルが低いほど、習慣は続きやすいことが分かっています。
まとめ｜文章は整え続けた人からラクになる
文章が伝わらないと感じるとき、多くの場合は次の3つが重なっています。
- 結論が見えない
- 一文が長すぎる
- 具体例がない
今回紹介したのは、文章をうまく見せるテクニックではありません。
迷わせないための整え方です。
まずは、書いたあと3分。結論、短文、例1つ。
これを繰り返すだけで、文章を書くことは確実にラクになります。
積み重ねた分だけ、伝えることへの不安は減っていきます。
