Googleスプレッドシートを使っていて、「関数の作り方が分からない」「データを整理するのに時間がかかる」と困ったことはありませんか？
そんなときに役立つのが、ChatGPTやGeminiなどのAIです。
AIにやりたいことを伝えると、関数の作成方法やデータの整理方法、エラーの原因などを教えてもらえます。
専門的な知識がなくても、普段の作業を効率化できるのがメリットです。
この記事では、AIを使ってGoogleスプレッドシートの作業を効率化する方法を、具体的なプロンプトや関数の例とともに紹介します。
AIを使ってGoogleスプレッドシートを効率化する方法
Googleスプレッドシートの作業にAIを活用するには、主に2つの方法があります。
- ChatGPTやGeminiなどの外部AIを使う：
関数の作成や操作方法、データ分析の進め方などを相談する - Googleスプレッドシート内のAI機能を使う：
利用できるプランや環境に応じて、表の作成やデータ分析などを支援してもらう
初めて使う場合は、ChatGPTやGeminiなどの外部AIに質問する方法がおすすめです。
普段の言葉で指示できるため、関数の書き方が分からなくても始められます。
例えば、表の列名やセルの範囲、計算したい内容を伝えると、目的に合った関数や操作手順を提案してもらえます。
ただし、外部のAIに質問しただけで、Googleスプレッドシートのデータが自動的に変更されるわけではありません。
回答された関数や操作手順を、自分のシートで実行するのが基本です。
例えば、売上の合計を計算したい場合は、表の構成を伝えて関数を作ってもらいます。
その関数をコピーしてシートに入力すれば、計算を実行できます。
AIの基本的な活用方法については、こちらの記事でも紹介しています。
AIでGoogleスプレッドシートの関数を作る方法
Googleスプレッドシートでは、関数を使うことで合計や平均、条件に合うデータの集計などを自動化できます。
しかし、関数の種類や書き方を覚えるのは大変です。
そんなときは、AIに計算したい内容とデータの配置を伝えてみましょう。
売上の合計や平均を計算する
例えば、B2からB10までのセルに売上金額が入力されていて、その合計を求めたいとします。
次のプロンプトをChatGPTやGeminiに入力してください。
Googleスプレッドシートで、B2からB10までの売上金額を合計する関数を教えてください。関数の意味と、どのセルに入力すればよいかも説明してください。
AIから、次のような関数が提案されます。
=SUM(B2:B10)
この関数は、B2からB10までの数値を合計するものです。
合計を表示したいセル（例えばB11）を選択し、関数を入力してEnterキーを押すと計算結果が表示されます。
平均を求めたい場合も、同じように質問できます。
Googleスプレッドシートで、C2からC20までの数値の平均を求めたいです。関数を教えてください。
この場合は、次の関数を使えます。
=AVERAGE(C2:C20)
このように、計算したい内容とセルの範囲を伝えるだけで、目的に合った関数を作成しやすくなります。
関数を入力したら、元データの数値をいくつか手計算し、表示された結果と一致するか確認しましょう。
条件に合うデータだけを集計する
売上管理では、特定の商品や担当者のデータだけを集計したい場合もあります。
例えば、A列に商品名、B列に売上金額が入力されていて、「りんご」の売上だけを合計したいケースです。
この場合は、次のように質問します。
Googleスプレッドシートで、A列に商品名、B列に売上金額が入力されています。A列が「りんご」の行だけを対象に、B列の売上金額を合計する関数を教えてください。
提案される関数の例は、次のとおりです。
=SUMIF(A:A,"りんご",B:B)
SUMIF関数は、指定した条件に一致するデータだけを合計するときに使います。
商品名や列の位置が異なる場合は、自分のシートに合わせて条件を伝え直しましょう。
AIでデータ整理・表作成を効率化する方法
Googleスプレッドシートで大量のデータを扱うと、表記のばらつきや入力ミスが発生することがあります。
また、表を一から作る場合は、どの項目を用意すればよいのか迷うこともあるでしょう。
AIにデータの状態や目的を伝えると、整理方法や表の構成を提案してもらえます。
表記のばらつきを整理する
例えば、商品名が「りんご」「リンゴ」「林檎」のように統一されていないと、商品別に集計したときに別々のデータとして扱われる場合があります。
このような問題を解決したいときは、次のように質問します。
Googleスプレッドシートの商品名に「りんご」「リンゴ」「林檎」という表記の違いがあります。すべて「りんご」に統一したいです。初心者でもできる方法を、具体的な操作手順とともに教えてください。
AIから、検索と置換機能を使う方法や、関数を使って別の列に統一した商品名を表示する方法などを提案してもらえます。
データの件数が少なければ手作業でも対応できますが、件数が多い場合は、検索と置換などの機能を使うと効率的です。
ただし、似た名前でも別の商品である可能性があります。置換する前に、統一して問題のないデータか確認しましょう。
必要な項目を整理して表を作る
売上管理や在庫管理などの表を作るときにも、AIを活用できます。
例えば、小さなお店の売上を管理したい場合は、次のように依頼します。
小さなお店の売上を管理するGoogleスプレッドシートを作りたいです。日付、商品名、数量、単価、売上金額を管理できる表の構成を提案してください。売上金額を自動計算する関数も教えてください。
AIから、必要な列や関数の例を提案してもらえます。
例えば、A列が日付、B列が商品名、C列が数量、D列が単価、E列が売上金額という構成なら、E2に次の関数を入力できます。
=C2*D2
数量と単価を掛け合わせることで、売上金額を計算できます。
E2の関数をE3以降のセルにコピーすると、各行の数量と単価に応じて売上金額を計算できます。
このように、AIに表の目的を伝えて構成を考えてもらうと、必要な項目や計算方法を整理しやすくなります。
AIでGoogleスプレッドシートのデータを分析する方法
データを入力していても、売上の変化や商品の傾向などを把握するのは簡単ではありません。
AIに分析したい内容を伝えると、確認すべきポイントや適したグラフの種類を提案してもらえます。
売上の傾向を分析する
例えば、月ごとの売上データがある場合、売上が増えているのか、どの月に変化があったのかを調べたいことがあります。
その場合は、次のように質問します。
Googleスプレッドシートに月ごとの売上データがあります。売上の増減を確認する方法と、売上が伸びた月や下がった月を分析する際のポイントを教えてください。
AIから、前月との比較や売上の推移を確認する方法などを提案してもらえます。
実際のデータを使って分析する場合は、月と売上金額の対応が分かる表を用意し、AIに伝えましょう。
前月との比較や増減率の計算を依頼すると、より具体的な分析につなげられます。
ただし、AIが計算を間違える可能性もあるため、重要な数値はGoogleスプレッドシートの関数などで確認しましょう。
例えば、1月から12月までの売上金額を月ごとに整理して提示し、次のように依頼すると、具体的な分析につなげやすくなります。
1月から12月までの月別売上データをもとに、前月と比較して売上が最も増えた月と減った月を特定してください。それぞれの増減額と増減率を計算し、計算式も示してください。前月の売上がゼロの場合は、増減率を無理に計算せず、その旨を説明してください。最後に、売上の傾向を簡潔にまとめてください。
データに合ったグラフを作る
データを分かりやすく伝えるには、グラフも役立ちます。
ただし、グラフには複数の種類があるため、どれを選べばよいか迷うこともあります。
そのようなときは、次のプロンプトを使ってみましょう。
Googleスプレッドシートで月ごとの売上を比較したいです。どの種類のグラフが適していますか？グラフの作成手順も初心者向けに説明してください。
月ごとの売上の推移を確認するなら折れ線グラフ、月ごとの金額を比較するなら棒グラフが候補になります。
グラフを作成する際は、対象のデータ範囲を選択し、メニューの「挿入」から「グラフ」を選択します。
その後、AIの説明を参考にグラフの種類や表示項目を調整しましょう。
AIにグラフの種類を選んでもらうだけでなく、「何を比較したいのか」を伝えることが大切です。
AIでGoogleスプレッドシートのエラーを解決する方法
関数を入力してもエラーが表示されたり、期待した結果にならなかったりすることがあります。
原因が分からないときは、関数とエラーの内容をAIに伝えると、修正方法を調べる手助けになります。
関数の間違いを見つける
例えば、合計を計算する関数を入力したところ、エラーになったとします。
次のように質問してみましょう。
Googleスプレッドシートで次の関数を入力しましたが、エラーになります。
=SUM(B2:B10間違っている箇所と、正しい関数を教えてください。
この例では、最後の閉じ括弧「)」が抜けています。正しくは次のようになります。
=SUM(B2:B10)
AIの回答を参考に関数を修正し、正しい結果が表示されるか確認しましょう。
原因が分からない場合は情報を追加する
関数を修正しても解決しない場合は、AIに伝える情報を増やしてみましょう。
例えば、次の内容を伝えます。
- 入力した関数
- 表示されたエラーメッセージ
- 参照しているセルの内容
- 本来どのような結果にしたいのか
プロンプトの例は次のとおりです。
Googleスプレッドシートで次の関数を使っています。
=SUMIF(A:A,"りんご",B:B)A列に商品名、B列に売上金額が入っていますが、期待した合計になりません。考えられる原因と確認する手順を教えてください。
このように、関数だけでなく表の構成や期待する結果も伝えると、原因を絞り込みやすくなります。
AIの回答が必ず正しいとは限らないため、修正した後は実際のデータで結果を確認してください。
GoogleスプレッドシートでAIを使う際の注意点
AIを活用する際は、次の3点に注意しましょう。
AIの回答をそのまま信用しない
AIが作成した関数や分析結果が、必ずしも正しいとは限りません。
特に、売上金額や業務上の重要なデータを扱う場合は、計算結果や参照範囲を確認してください。
個人情報や機密情報を入力しない
ChatGPTやGeminiにデータを入力する際は、氏名、住所、顧客情報、会社の機密情報などを不用意に送らないようにしましょう。
質問に必要な情報だけを残し、実際のデータを架空の値に置き換える方法もあります。
利用できるAI機能や条件を確認する
Googleスプレッドシート内で利用できるAI機能は、アカウントや契約プランなどによって異なる場合があります。
利用する前に、Googleの公式ヘルプで対応状況や必要な条件を確認しましょう。
詳しくは、Googleスプレッドシートの公式ヘルプも参考にしてください。
外部のAIサービスを利用する場合も、無料プランと有料プランで利用条件が異なることがあります。
必要な機能が使えるか、事前に確認しておきましょう。
AIを活用すると、Googleスプレッドシートの関数作成やデータ整理を効率化できます。
ただし、関数の仕組みや表計算の基本を理解しておくと、AIの回答が正しいかどうかも判断しやすくなります。
仕事に役立つ知識や資格を自分のペースで学びたい方は、オンライン学習サービスを活用するのも一つの方法です。
まとめ：AIでGoogleスプレッドシートの作業を効率化しよう
ChatGPTやGeminiなどのAIを活用すれば、Googleスプレッドシートの関数作成、データ整理、分析、エラー解決を効率化できます。
例えば、次のような場面で役立ちます。
- 関数の書き方が分からないときに、目的に合った関数を作る
- 表記のばらつきを整理し、集計しやすいデータにする
- 売上の傾向を分析し、適したグラフを選ぶ
- 関数のエラー原因を調べ、修正方法を確認する
最初から複雑な作業に取り組む必要はありません。
まずは、合計を求める関数を質問するなど、身近な作業から試してみましょう。
やりたいこととデータの構成を具体的に伝え、回答を確認しながら使うことが、AIを上手に活用するポイントです。
おすすめ書籍
『Gemini AI活用 最強の教科書』（著：桑名由美）
Googleの生成AI「Gemini」の活用方法を学びたい方に向けた一冊です。
AIへの指示の出し方や仕事での活用方法を学び、記事で紹介したプロンプトをさらに効果的に活用したい方におすすめです。